MANUAL ANTIFRAUDE Y ANTICORRUPCIÓN BASADO EN LA
ESTRATEGIA INTEGRAL DE CULTURA DE
CONTROL PARA SALUD EN CASA MEDICOS S.A.S
1.-
INTRODUCCION
SALUD EN
CASA MEDICOS S.A.S, en búsqueda de herramientas que permitan el desarrollo de
sus objetos sociales condiciones de pulcritud, honestidad y equidad, además del
cumplimiento de las nuevas disposiciones legales que así lo demandan, tales
como la Ley 1474 de 2011, recomendaciones de instituciones internacionales y la
ejecución de sus objetivos y políticas trazados, expide el siguiente manual.
El Manual
Antifraude y Anticorrupción está constituido por políticas y normas, cuyo
objetivo principal es generar prevención y corrección frente actos de
corrupción, mediante controles y políticas para una sana administración, en la
operación de un servicio esencial como es el de la salud.
2. GENERALIDADES
2.1.
TERMINOLOGIA
Para un
mejor entendimiento del presente manual, se enuncian nociones de terminología
empleada en el mismo.
a. Corrupción: El mal uso del poder
encomendado para obtener beneficios, el abuso de ese poder o mala conducta.
b. Servidores Públicos: Los
servidores públicos son las personas que prestan sus servicios al Estado o a la
administración pública. El término de servidor público se utiliza en la
Constitución Política Colombiana de 1991, en donde se afirma que éstos son
empleados al servicio del Estado y de la comunidad.
Hay tres
tipos de servidores públicos:
• Los
empleados públicos: éstos están vinculados formalmente a una entidad mediante
una relación legal o reglamentaria.
• Los
trabajadores oficiales: La vinculación de estos funcionarios se establece
mediante contratos de trabajo.
• Los
miembros de corporaciones de elección popular: son los funcionarios que han de
servir a la comunidad y que son elegidos por medio del voto popular (tal es el
caso de los Congresistas, Ediles, Diputados, etc.).
• Los
Particulares que ejerzan funciones públicas en forma transitoria son
considerados para algunos efectos como servidores públicos.
Los
servidores públicos han de cumplir con requisitos para acceder al cargo, están
sujetos a un régimen de inhabilidades, entendidas éstas como aquellas que se
dan cuando la persona no puede asumir el cargo, por causas propias y no del
cargo; también están sujetos a un régimen de incompatibilidades, las cuales son
propias del cargo, y que se dan cuando éste exige ciertas condiciones que el
individuo no puede cumplir (por ejemplo las relaciones de parentesco de
consanguinidad, afinidad o parentesco civil con otros miembros públicos, etc.).
c. Buena fe: Principio que presume que las
actuaciones de las personas son legítimas, exentas de fraude o cualquier otro
vicio.
d. Lealtad: Es el actuar recto y positivo
que le permite al administrador realizar cabal y satisfactoriamente el objeto
social de la empresa, evitando que en situaciones en las que se presenta un
conflicto de intereses, resulte beneficiado injustamente a expensas de la
compañía o de sus socios.
e. Información privilegiada: Es
aquélla a la cual sólo tienen acceso directo ciertas personas en razón de su
profesión, cargo u oficio, la cual, por su importancia, está sujeta a reserva,
ya que de conocerse podría ser utilizada irregularmente.
f.
Denuncias:
De
acuerdo con los principios constitucionales y legales del Estado, el deber de
denunciar está en cabeza de todos los ciudadanos, sin embargo, los estatutos
sociales de la SALUD EN CASA MEDICOS S A S y la ley radican en cabeza de los
Representantes Legales nacionales o regionales la responsabilidad de promover
lo conducente para la sanción penal, ya sea directamente o a través de
representantes legales para efectos judiciales con el fin de realizar las
denuncias penales de acuerdo a los procedimientos establecido en este manual.
2.2
DEFINICIONES DE ACTOS DE CORRUPCIÓN:
Teniendo
como base la legislación colombiana y la Convención Interamericana contra la
Corrupción de la Organización de Estados Americanos, se describen de manera
enunciativa algunas actuaciones que constituyen actos de corrupción:
·
Aceptación
de sobornos: cuando una persona pida o reciba objetos de valor
económico u otros beneficios como dádivas, favores, promesas o ventajas para sí
mismo, o para otra persona o entidad, a cambio de adoptar u omitir acciones o
decisiones que estén relacionadas con las funciones que le han sido asignadas.
·
Ofrecimiento
de sobornos: Consiste en ofrecer o entregar directa o
indirectamente a una persona, objetos de valor económico u otros beneficios
como dádivas, favores, promesas o ventajas para sí mismo, o para otra persona o
entidad, a cambio de que éste adopte u omita acciones o decisiones que estén
relacionadas con las funciones que le han sido asignadas.
·
Incumplimiento
de funciones: Realizar una acción o adoptar una decisión, u
omitirlas, en contradicción a los deberes o funciones que le han sido asignadas
a una persona, con el fin de obtener ilícitamente beneficios para sí mismo o
para un tercero.
·
Desvío de
bienes: Comprende el uso indebido, la apropiación o el
ocultamiento de dinero, maquinaria, equipo o infraestructura de propiedad de la
compañía o del Estado.
·
Responsables
de los actos de corrupción: Son responsables de los actos de corrupción, quien
planea, los autores directos, los coautores, instigadores o incitadores,
cómplices y encubridores.
·
Estafa en
el sistema de Seguridad Social: Cuando por medio de artificios
o engaños se induce o mantiene en error a otro, para obtener un provecho
ilícito para sí o para un tercero afectando el SGSS.
·
Corrupción
Privada: El acto de prometer, ofrecer, conceder, recibir,
solicitar o aceptar dádivas o beneficios no justificados directa o por interpuesta
persona, para obtener un beneficio propio o para terceros, ocasionando un
perjuicio en este caso a la empresa.
·
Administración
Desleal: Abuso de las funciones propias del cargo, para
disponer fraudulentamente de los bienes de la sociedad o contraer obligaciones
a cargo de ésta, causando directamente un perjuicio económicamente evaluable a
sus socios o accionistas.
·
Utilización
Indebida de Información Privilegiada: Cuando el Colaborador de SALUD
EN CASA MEDICOS S.A.S posea información
privilegiada, administre o custodie y esté en la obligación de mantenerla en
reserva, la suministre o divulgue a quienes no tienen derecho a accederla, a
cambio de provecho para sí mismo o para un tercero o en perjuicio de la
compañía.
·
Omisión de
Control: Se configura la omisión de control, cuando no se
observa el cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control
establecidos en el sector salud para la prevención y la lucha contra el fraude.
·
Peculado
por aplicación oficial diferente frente a los recursos de la seguridad social: Cuando se
de aplicación oficial diferente a los recursos destinados al Sistema General de
Seguridad Social en Salud y encomendados por la delegación directa del Estado
para la prestación del servicio de Salud.
·
Peculado
culposo frente a recursos de la seguridad social integral: Se
configura cuando exista extravío, pérdida o daño de los recursos destinados al
Sistema de Seguridad Social en Salud y encomendados por la delegación directa
del Estado, a la prestación del servicio de Salud.
·
Fraude de
Subvenciones: Siendo la Subvención la ayuda prestada del erario
público en el marco del Estado Social de Derecho, el fraude a las mismas
consiste en obtenerlas mediante engaño o callando parcial o totalmente la
verdad, o habiéndola obtenido se destine a una finalidad diferente.
Las
definiciones mencionadas en este manual, se establecen con el objeto de
facilitar la comprensión, pero en todo caso prevalecerá el alcance o definición
legal y/o jurisprudencial.
2.3 PROHIBICIONES SALUD EN CASA MEDICOS S A S, acoge como guías
de su administración y desempeño las siguientes Políticas Anticorrupción:
·
Prohibición
de Tráfico de Influencias: A los Colaboradores, les está prohibido afectar el
curso de algún trámite legal, administrativo o acción política o comercial,
mediante el ofrecimiento o reconocimiento de beneficios indebidos, a quienes
tienen a su cargo la decisión o ejecución de las mismas.
·
Prohibición
para contratar Asesorías de ex servidores públicos: A los
Colaboradores les está prohibido contratar asesorías, representación o
asistencia a título personal, o por interpuesta persona por parte de ex
servidores públicos hasta por el término de dos años contados a partir de su
desvinculación del cargo público, sin embargo, esta prohibición se mantendrá
por término indefinido respecto de los asuntos concretos de los cuales el
servidor conoció en ejercicio de sus funciones. La contratación que contraríe
lo aquí estipulado, se presumirá no válida y acarreará las sanciones
pertinentes para los colaboradores que así lo ejecuten.
·
Dádivas o
Prebendas: Queda prohibido a los Colaboradores recibir
cualquier tipo de dádivas o prebendas que no correspondan a una
contraprestación directa de su relación laboral, especialmente por parte de los
proveedores y prestadores de bienes y servicios. Los Colaboradores de SALUD EN
CASA MEDICOS S A S deben presumir que cualquier regalo, dadiva o prebenda
otorgada, por un tercero puede pretender influir en el ejercicio recto de sus
funciones y en la toma ecuánime y objetiva de sus decisiones, en consecuencia,
se abstendrán de ser sus receptores. Con los contratistas se velará por que se
adopten similares políticas.
3.-
MECANISMOS DE CONTROL PREVENTIVO
3.2.
CONTROLES A TRAVES DEL APLICATIVO SISTEMA DE TRANSPARENCIA PARA EL REPORTE POR
PARTE
DE LOS COLABORADORES DE SALUD EN CASA MEDICOS DE PRESUNTOS EVENTOS DE FRAUDE O
CORRUPCION
La SALUD
EN CASA MEDICOS S A S utilizará el aplicativo corporativo SISTEMA DE
TRANSPARENCIA mediante el cual los Colaboradores podrán reportar de forma
confidencial los presuntos eventos de fraude y corrupción de los que tengan
conocimiento de acuerdo al siguiente procedimiento:
3.2.1.
Procedimientos de denuncias para casos de fraude o actos de corrupción
reportados a través de los diferentes canales
• El
Colaborador podrá informar de forma confidencial a través de los canales y reportar los supuestos eventos de fraude o
actos de corrupción que tenga conocimiento.
• Auditoría
interna emitirá un informe acerca del caso anexando las evidencias y pruebas
suficientes y competentes que lo soporten.
• Si el
resultado del informe trata de fallas en los procesos que deriven
recomendaciones de control interno, Auditoria interna se lo enviará al Gerente
General de Salud en Casa Médicos, para su respuesta e implementación del plan
de acción correspondiente.
• Si se
tratan de casos con supuestos eventos de fraude o corrupción Auditoria Interna
o el ente investigador realizará las
pruebas que considere pertinentes para confirmar estos tipos de casos.
• El Asesor
Jurídico presentará ante las respectivas autoridades la denuncia que
corresponda en cabeza del Gerente General en su función de Representante Legal.
• Una vez
radicada la denuncia el Asesor Jurídico enviará fotocopias de la misma.
3.3
CONTROLES PARA PREVENIR LOS RIESGOS ASOCIADOS CON LAVADO DE ACTIVOS,
FINANCIACIÓN
DEL
TERRORISMO, SUPLANTACIÓN DE PERSONAS Y CERTIFICACIONES ACADÉMICAS FALSAS
3.3.1 Gestión Humana, Compras,
Tesorería y Cartera, Servicios Generales y Jurídico de la SALUD EN CASA MEDICOS
S A S la verificación en las listas de control de lavado de activos y
financiación del terrorismo, de empleados, prestatarios, proveedores y
accionistas.
3.3.2 Gestión
Humana de SALUD EN CASA MEDICOS S A S junto a la gerencia establecerán
controles que permitan revisar los antecedentes de los Colaboradores antes de
su ingreso a la Institución y durante su permanencia en el mismo.
3.3.3 Gestión Humana de SALUD EN
CASA MEDICOS S A S en su proceso de vinculación de colaboradores deberá
verificar por escrito con los diferentes centros educativos la validación de
los títulos académicos profesionales y las tarjetas profesionales de los
colaboradores actuales priorizando el personal asistencial y los cargos de
Dirección y Administración, con el fin de mitigar y controlar los riesgos
asociados a falsedad en documentos y suplantación de personas.
4.-
MECANISMOS DE CONTROL CORRECTIVOS
Consecuencias
de Incumplimiento
Por el
incumplimiento de los procedimientos y responsabilidades establecidos en este
manual se aplicará lo establecido en el código sustantivo de trabajo, en el
reglamento de trabajo y demás normas laborales aplicables.
Adicionalmente
los Colaboradores que suscriban o promuevan la celebración de las conductas
descritas en el presente manual o en la ley como de corrupción, incurrirán en
falta grave a sus obligaciones legales y contractuales de acuerdo con el
Reglamento Interno de Trabajo, y deberán resarcir los daños causados con sus
actuaciones a la compañía y a terceros, sin perjuicio de las investigaciones
penales a que haya lugar, además de otras decisiones como la posible
desvinculación de la institución.
La ley
1474 al respecto señala:
“Artículo 22. Omisión de
control en el sector de la salud. La Ley 599 de 2000 tendrá un artículo 325B,
el cual quedará así:
El
empleado o director de una entidad vigilada por la Superintendencia de Salud,
que con el fin de ocultar o encubrir un acto de corrupción, omita el
cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control establecidos para la
prevención y la lucha contra el fraude en el sector de la salud, incurrirá, por
esa sola conducta, en la pena prevista para el artículo 325 de la Ley 599 de
2000.”
5.-
SUPERVISION Y SEGUIMIENTO
Deberes
y funciones:
• Obrar de
buena fe, con lealtad y con diligencia.
• Diseñar,
redactar y poner en práctica procedimientos específicos para implementar los
mecanismos de control anticorrupción.
• Informar a
la Gerencia General de cualquier conflicto de interés o inhabilidad para
ejercer el cargo o para revisar un caso en particular.
• Supervisar
el cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos en este manual.
• Presentar
a la Gerencia General del Sector Salud o los requerimientos de los recursos
informáticos, tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento
de sus funciones.
• Recibir y
analizar la información suministrada por el Auditor reportada por los
colaboradores
• Realizar
el respectivo seguimiento a los casos señalados en este manual.
• Supervisar
que la administración adelante las gestiones correspondientes a los supuestos
casos de corrupción evidenciados fruto las de investigaciones.
• Presentar
a la Gerencia General un informe de los casos presentados y su gestión.
• Supervisar
que se apliquen los controles establecidos en este manual
• •
Solicitar a Gestión Humana se tomen los correctivos en caso de incumplimiento
de este manual por parte de los colaboradores.
• Efectuar
las capacitaciones sobre el presente manual, modificaciones y reglamentaciones
de la ley 1474 del 2011.
• Conservar
en su archivo de cumplimiento todas las pruebas, evidencias y documentos que le
permitan demostrar ante los entes de control internos y externos debida
diligencia y gestión.
6.-
RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES DE LA SALUD EN CASA MEDICOS S A S
Además de
las obligaciones y responsabilidades de los Administradores contenidas en los
Estatutos Sociales y en la Ley, respecto del presente Manual Anticorrupción, se
exige como parte de los principios orientadores de dicha gestión los
siguientes:
Obrar de buena fe, con lealtad y diligencia: Consiste
en el actuar con una conducta transparente, que vaya más allá de la diligencia
ordinaria, exige un grado de gestión profesional, caracterizada por el
compromiso en la solución de los problemas y el aprovechamiento de las
herramientas jurídicas a disposición.
Velar por el estricto cumplimiento de las
disposiciones legales o estatutarias: Los administradores deberán
observar y verificar el cumplimiento de las disposiciones de naturaleza
laboral, fiscal, ambiental, comercial, contable, de protección al consumidor,
de propiedad intelectual, de promoción y respeto de la competencia, entre otras,
que regulan el funcionamiento de la sociedad y sus relaciones con los distintos
interesados. Igualmente, deben acatar y velar por la observancia de
estipulaciones de carácter estatutario, como quiera que las mismas recogen la
voluntad de los socios y regulan sus relaciones entre sí y con la compañía. Así
mismo con las siguientes disposiciones de carácter interno; según corresponda.
Abstenerse de participar por sí o por interpuesta
persona en interés personal o de terceros en actos respecto de los cuales
exista conflicto de interés.
Existe
conflicto de interés cuando no es posible la satisfacción simultánea de dos
intereses, a saber: el radicado en cabeza del administrador o de un familiar o
tercero relacionado con éste y el de la institución.
El
administrador deberá estudiar cada situación a efecto de determinar si incurre
o está desarrollando actos que impliquen competencia con la sociedad o
conflicto de interés y deberá abstenerse de actuar o cesar de ello. La simple
posibilidad de que configuración de los actos de competencia o de conflicto de
interés, no exime al administrador de la obligación de abstenerse de participar
en las actividades respectivas y deberá consultar o poner en conocimiento
inmediato al Comité de Ética para que éste se pronuncie.
Abstenerse
de recibir Dádivas o Prebendas
Dado el
alto nivel decisorio, de destinación y disposición de los recursos que tiene el
Gerente General y directores de la SALUD EN CASA MEDICOS S A S, les queda
prohibido recibir cualquier regalo, dadiva o prebenda otorgada por un tercero.
La adopción de decisiones y el ejercicio de sus funciones tendrán como única
motivación, el bien y salvaguarda de los intereses de la Institución.
7.- FUERZA VINCULANTE DEL MANUAL ANTICORRUPCIÓN Y
SUS MECANISMOS DE DIVULGACIÓN.
7.1.
FUERZA VINCULANTE DEL MANUAL ANTICORRUPCIÓN:
El
presente Manual Anticorrupción cobija y vincula a los grupos de interés de SALUD
EN CASA MEDICO S A S y especialmente a sus colaboradores y Administradores. En
relación con estos últimos, la Coordinación de Gestión Humana deberá promover
el conocimiento y obligación para los funcionarios respecto a este manual
anticorrupción y las consecuencias por desconocerlo al contrato de cada
funcionario donde quede expreso y claro que el desacato u omisión a cualquiera
de las disposiciones contenidas en el presente manual constituirá falta grave a
la luz del reglamento interno de trabajo.
7.2.
MECANISMOS DE DIVULGACIÓN
La
Administración velará por el cumplimiento de las políticas y disposiciones aquí
contenidas, implementando herramientas que permitan información a todos los
grupos de interés, especialmente a todos los colaboradores de la compañía.
El
presente manual se publicará en el sistema de Gestión Integrada en forma
permanente y en la página Web de SALUD EN CASA MEDICOS S A S El área de Gestión
Humana velará por el conocimiento de todo nuevo colaborador y será parte de los
procesos de inducción. Cuando se modifique, reglamente o adicione la Ley 1474
de 2011, la Administración organizará conferencias y capacitaciones.
